Краткое руководство по импорту и экспорту контактов электронной почты

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(0 голосов, в среднем: 0 из 5)

Доброго времени суток. В прошлом году у меня произошла настоящая катастрофа с контактами электронной почты после того как я совершил ошибку во время перехода на другой веб-хостинг. В итоге, я потерял множество писем и контактов, связанных с этими письмами. Мы часто делаем резервные копии данных, хранящихся на наших устройствах, будь то PC, Mac или мобильные гаджеты под управлением iOS и Android, но мы не всегда заботимся об отдельных приложениях и ассоциированной с ними информацией.

Экспорт своих контактов и создание резервной копии писем никогда не бывает лишним. Это несложная и быстрая операция, которая в перспективе избавит вас от серьёзных проблем.

Экспорт контактов Outlook

Нажмите Файл>Открыть и экспортировать>Импорт и экспорт. В появившемся диалоговом окне выберите «Экспортировать в файл», а затем «Значения, разделённые запятыми». Следующий экран позволяет вам просмотреть свои папки. Найдите папку «Контакты» и введите запоминающееся имя для экспортируемого CSV файла.

Экспорт контактов Outlook
Можете пропустить следующий шаг, или, при желании, изменить настройки полей. Поля - это имена, назначаемые переменным в вашем списке контактов. Если вы хотите экспортировать ограниченный набор полей, нажмите «Очистить поля». Затем добавьте свой собственный набор полей. Ни скриншоте ниже показаны полезные поля для деловых контактов в вашем CSV файле. Впоследствии, вы можете удалить все записи в CSV файле, не включающие эти параметры, но это уже другая история.

Очистить поля
Кроме этого в Outlook имеются ещё два формата экспортируемых файлов:

  • Файл данных Outlook – .pst: Файл данных, содержащий сообщения и другую информацию, которая может храниться на вашем компьютере. Письма и другие важные данные загружаются и сохраняются, либо письма можно архивировать по частям в один .pst файл. Экспорт или архивация писем помогут вам освободить пространство на почтовом сервере, если оно начинает заканчиваться. Этот формат чаще всего используется на учётных записях POP3.
  • Автономный файл данных Outlook - .ost: Большинство других учётных записей электронной почты будут экспортировать свои сообщения и важные данные в файл формата .ost. К ним относятся аккаунты Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail и IMAP. Ключевая информация сохраняется на почтовом сервере и синхронизируется с копией на вашей машине.

До фиаско с веб-хостингом, я даже не задумывался о резервном копирования своего архива электронной почты. Теперь я, на всякий случай, делаю резервные копии каждый месяц. Если доступное вам пространство на почтовом сервере ограничено, сохранение и удаление писем поможет освободить несколько ценных мегабайт.

Импорт контактов Outlook

Импорт контактов в Outlook - очень простая задача. Снова отправляйтесь в Файл>Открыть и экспортировать>Импорт и экспорт. Вы можете импортировать данные из VCard, а также файлов .csv, .txt, .pst и некоторых других форматов. Выберите «Импорт из другой программы или файла», а затем укажите нужный вам тип файла. Я будут использовать .csv. Мастер импорта может заменять повторяющиеся записи, позволить входящим контактам переписывать их или просто игнорировать дубликаты. Выберите подходящий для вас вариант.

Импорт контактов Outlook
Найдите файл с контактами, который будете импортировать. На следующем экране программа попросит вас указать папку для записи. Просматривайте доступные папки, пока не найдёте «Контакты». Выберите эту папку и нажмите «Далее». На данном этапе вы увидите опции, позволяющие изменить импортируемые поля, так же, как мы могли редактировать их при экспорте ваших контактов. На этот раз ограничимся стандартными настройками.

Экспорт контактов Gmail

Контакты Gmail обычно не вызывают проблем, так как хранятся на серверах Google. Тем не менее, всегда полезно объединить свой список контактов, вместо того, чтобы фрагментировать диалоги между несколькими почтовыми клиентами.

Войдите в учётную запись Gmail, которую хотите экспортировать. Нажмите на слово «Gmail» в левом верхнем углу экрана, затем выберите «Контакты». Вы попадёте на новый экран, содержащий все ваши контакты Gmail и, возможно, записи из адресной книги Android, если вы пользуетесь смартфоном под управлением этой системы. Нажмите «Ещё», чтобы открыть выпадающее меню. Теперь вы должны увидеть пункт, позволяющий экспортировать контакты.

Экспорт контактов Gmail
Диалоговое окно экспорта содержит несколько настроек. Вы можете экспортировать весь список контактов, ваши избранные контакты, контакты из Кругов Google или список наиболее часто используемых контактов. Кроме этого вы можете составить собственный список контактов для экспорта через Gmail, добавляя каждую запись в отдельную группу.

Контакты Gmail
После завершения подготовки, выберите формат экспорта. Если вы не переносите контакты с одной учётной записи Google в другую или не собираетесь экспортировать их на одной из устройств Apple, выберите формат CSV для Outlook. Это стандартизованный формат, который поддерживают большинство клиентов электронной почты. Сохраните файл и всё готово!

Импорт контактов Gmail

Этот процесс очень похож на экспорт, только теперь вы показываете Gmail файл, из которого хотите импортировать данные. Открыв страницу контактов Gmail, нажмите кнопку «Ещё», о которой мы говорили ранее, но в этот раз выберите «Импорт». На экране появится следующее диалоговое окно:

Импорт контактов Gmail
Выбрав нужный файл, нажмите «Импорт».

Экспорт контактов Thunderbird

Откройте «Адресную книгу», находящуюся в верхней панели управления. Затем нажмите Инструменты>Экспорт. После этого вы увидите диалоговое окно «Сохранить как». Thunderbird способен экспортировать контакты в файлы формата .csv, .ldif и .tab/.txt.

Экспорт контактов Thunderbird
Экспортируя контакты из Thunderbird, я бы выбрал .csv, либо .tab/.txt, особенно если вы переходите на Outlook. Формат .ldif поддерживается как Mozilla Thunderbird так и Адресными книгами Apple, но Outlook с ним работать не умеет. Если вы всё-таки столкнётесь с файлом .ldif, но у вас не будет никаких программ, способных его открыть, воспользуйтесь одним из бесплатных приложений для конвертирования .ldif в .csv.

Импорт контактов Thunderbird

Чтобы импортировать контакты в Thunderbird, выберите «Импорт» вместо экспорта и следуйте инструкциям на экране. Здесь трудно ошибиться.

Вуаля! Ваша адресная книга вновь наполнена контактами коллег по работе, близких и друзей.

Надеемся, теперь вы будете чувствовать себя уверенно, импортируя и экспортируя контакты при помощи Outlook, Gmail и Thunderbird. Функции экспорта и импорта во всех почтовых клиентах устроены похожим образом, так что удачи вам!
Это руководство вам помогло? Какими почтовыми клиентами вы пользуетесь? Расскажите в комментариях!

1 комментарий

  • Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл.

    Ответить

Оставить комментарий

Да! Вы решили оставить комментарий. Это здорово! Рекомендуется ознакомиться с правилами блога. Ведите содержательную беседу.