10 трюков и советов для Документов Google

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(0 голосов, в среднем: 0 из 5)

Доброго всем времени суток уважаемые читатели. В Документах Google нет такого количества функций, как в Microsoft Office, но в рукаве этого веб-приложения всё же найдётся несколько полезных трюков. Вы можете так никогда и не узнать об этих функциях, если не зададитесь целью их найти.

Офисный пакет от Google значительно развился за последние годы и теперь предлагает всё от автономного доступа до поддержки сторонних дополнений. Несмотря на это, Документы Google остаются простым в использовании офисным пакетом, который работает везде и имеет функцию совместной работы в реальном времени.

Документы Google

Включите автономный доступ

Документы Google могут работать в автономном режиме. Он позволяет вам создавать новые документы, продолжать работать над старыми и просто просматривать их, даже когда у вас отсутствует подключение к интернету. Когда вы снова подключитесь к всемирной сети, все внесённые вами изменения будут синхронизированы.

Для использования этой функции потребуется Google Chrome, так что она работает на Windows, Linux, Mac OS X и Хромбуках. Чтобы настроить её, откройте сайт Google Диск, нажмите на кнопку с шестерёнкой в правом верхнем углу экрана и выберите «Настройки». На вкладке «Общие» убедитесь, что рядом с пунктом «Синхронизировать ваши документы с этим компьютером, чтобы работать в автономном режиме» стоит галочка и нажмите «Сохранить». Чтобы воспользоваться Документами Google в автономном режиме, просто вернитесь на сайт Google Диск через Chrome, когда у вас не будет подключения к интернету.

Включите автономный доступ

Совместная работа в реальном времени

Документы Google обладают более эффективными функциями совместной работы, чем настольная версия Microsoft Office. Вы можете работать совместно в реальном времени, и все, у кого есть доступ к документу, смогут одновременно его редактировать. Вы будете видеть курсоры других пользователей и то, что они будут печатать, в реальном времени.

Нажмите «Файл > Совместный доступ», чтобы поделиться документом. Вы можете приглашать отдельных людей по адресам их электронной почты, либо позволить всем, у кого есть специальная ссылка, редактировать документ.

Совместный доступ включает не только редактирование. Эта функция позволяет вам дать нескольким людям доступ к просмотру документа. Они всегда будут видеть самую свежую версию и текста, так что это удобнее чем отправлять документ по электронной почте. Вы так же можете позволить пользователям оставлять комментарии на документе, чтобы вы могли узнать их мнение, при этом, не позволяя им изменять текст.

Совместная работа в реальном времени

Опубликуйте документ

Документы Google позволяют вам быстро публиковать документы в интернете. Просто нажмите «Файл > Опубликовать в Интернете», а затем кликните на кнопку «Опубликовать». Вы получите общедоступную ссылку на опубликованный документ, которой можете поделиться с другими людьми. Вам не придётся размещать документ где-то на своём сервере.

Не стоит путать публикацию с функцией совместного доступа. Опубликованный документ может просмотреть кто угодно. А поделившись документом, вы открываете к нему доступ только для нескольких людей. Когда они открывают такой документ, то видят редактор Документов Google. Опубликованный же документ отображается как обычная веб-страница.

Опубликуйте документ

Используйте переход к следующей/предыдущей опечатке

Для быстрого исправления ошибок, используйте сочетание клавиш «Ctrl + ‘», чтобы перейти к следующей ошибке в текущем документе и «Ctrl + ;» для перехода к предыдущей ошибке. Это позволит вам быстро исправлять опечатки и избавит от необходимости просматривать документ в поисках красных подчёркиваний.

Кроме этого, недавно в Документах Google появилась функция проверки правописания, дающая возможность быстро пройтись по всем проблемным местам документа. Для этого нажмите «Инструменты > Проверка правописания».

Используйте переход к следующей/предыдущей опечатке

Пользуйтесь поиском при вставке ссылок

Документы Google включают в себя мощь поисковой системы Google, помогая вам  вставлять ссылки в свои документы. Вместо того чтобы открывать новую вкладку браузера и искать страницу, на которую вы хотите поставить ссылку, вы можете использовать поиск прямо в диалоговом окне вставки ссылки. Чтобы сделать это нажмите «Вставка > Ссылка». Введите нужный запрос в строку поиска и Google отобразить соответствующие ему страницы. Вам остаётся только нажать на одну из готовых ссылок, чтобы вставить её в свой документ.

Пользуйтесь поиском при вставке ссылок

Настраивайте стили своего текста

Вместо того чтобы вручную форматировать текст документа, делайте это при помощи стилей. Это означает, что вместо того, чтобы выбирать размер шрифта для каждого заголовка, вы можете просто нажать на выпадающий список стилей и выбрать «Заголовок 1».

Вы с лёгкостью можете изменять настройки шрифта для каждого стиля. Сначала, отформатируете текст так, как хотите, чтобы выглядел стиль. Выделите этот текст, нажмите на выпадающий список стилей вверху экрана и кликните на стрелку рядом со стилем, который хотите изменить. Затем нажмите «Обновить “название стиля” в соответствии с выделением», и этот стиль будет использовать выбранное вами форматирование.

Чтобы сохранить такие изменённые стили и использовать их в других документах, выберите пункт «Параметры» в самом низу списка стилей и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».

Настраивайте стили своего текста

Управляйте своим личным словарём

Если Документы Google считают, что в слове есть опечатка, но вы знаете, что оно написано верно, то можете нажать на него правой кнопкой мыши и выбрать «Добавить в пользовательский словарь». Редактировать список слов в своём словаре можно, нажав «Инструменты > Пользовательский словарь». Если вы случайно добавили в этот список слово с ошибкой, то может сразу же его оттуда удалить.

Такая возможность появилась относительно недавно. Ранее Google не позволял удалять слова, добавленные в словарь. Вам стоит взглянуть на свой список добавленных слов и убедиться, что вы случайно не поместили туда неверные слова в прошлом.

Управляйте своим личным словарём

Копируйте и вставляйте при помощи веб-буфера обмена

В Документах Google есть функция веб-буфера обмена, который работает с документами, презентациями и слайдами. Этот буфер обмена связан с вашей учётной записью Google, поэтому переносится на все компьютеры, которые вы используете. В отличие от стандартного буфера обмена операционной системы, веб-буфер обмена может хранить несколько фрагментов. Он поддерживает текст, изображения, рисунки и другие формы данных из Документов Google.

Чтобы воспользоваться этой функцией, выделите текст, нажмите «Правка» и выберите «Веб-буфер обмена». Это лучший способ переносить некоторые формы данных, например, рисунки между различными типами документов Google. Фрагменты, которые вы копируете в веб-буфер обмена, будут удалены оттуда после 30 дней простоя.

Копируйте и вставляйте при помощи веб-буфера обмена

Используйте расширенный поиск

Документы Google содержат боковую панель, предназначенную для поиска. Её можно включить, нажав «Инструменты > Расширенный поиск». Эта панель позволяет вам искать по изображениям, цитатам и собственным запросам и легко вставлять результаты в документ. Инструмент значительно облегчает поиск научных статей и вставку необходимых цитат из них в ваши работы. Кроме этого, вы можете быстро процитировать результаты поиска, что может быть полезно при составлении библиографии для реферата.

Используйте расширенный поиск

Устанавливайте дополнения

Дополнения появились относительно недавно. Это сторонние приложения, написанные на Google Apps Script. Вы можете установить их, нажав «Дополнения > Установить дополнения». Использоваться их можно через то же меню.

Устанавливайте дополнения

К примеру, вы можете установить дополнение «Тезаурус», позволяющее выбрать любое слово, нажать «Дополнения > Тезаурус > Найти синонимы для выбранного слова», чтобы посмотреть возможные синонимы во время работы над документом. Среди других дополнений можно выделить быстрый создатель библиографии, инструмент для рисования диаграмм и генератор оглавлений.
В рукаве у Документов Google есть ещё немало трюков. Особенно полезен пункт «Файл > Скачать как», позволяющий вам скачать свой документ в одном из многих доступных форматов. Вы можете загрузить его в виде PDF файла или документа Microsoft Office, если вам необходимо сдать или отправить свою работу в определённом формате.

Приятного Вам просмотра 🙂

[youtube width="450" height="350"]https://www.youtube.com/watch?v=UdwSao8Qc-o[/youtube]

Оставить комментарий

Да! Вы решили оставить комментарий. Это здорово! Рекомендуется ознакомиться с правилами блога. Ведите содержательную беседу.